Hoy explicaré cómo firmar documentos pdf, vamos hacer claridad en qué firmar documentos en PDF no es solamente agregarle la firma como si fuera un archivo de word.
También es una opción que podemos hacer desde la aplicación que les voy a contar, pero la idea es enviar el documento que la persona lo firme y sea notificado vía correo electrónico para firmar el documento.
Además nos quedará una trazabilidad del momento en el que fue firmado el documento de manera automática en el panel.
Esto podemos utilizarlo para la firma de contratos, documentos oficiales con los cuales debe de tener una firma y debemos garantizar su legalidad.
Existen varias aplicaciones o muchas aplicaciones que realizan la firma de documentos, sin embargo hoy voy a explicarles una que es totalmente gratuita para la firma de documentos incluso de múltiples firmas al mismo documento.
Ilovepdf es en línea y gratis, qué más se puede pedir.
Con ilovepdf podemos firmar documentos con par de clics, basta con entrar a la página oficial ilovepdf.com, en la parte superior encontramos en la parte superior derecha donde dice todas las herramientas de PDF y al lado derecho en el apartado de seguridad PDF, encontramos firmar PDF.
Podemos arrastrar el documento, seleccionar archivo en PDF donde sale la ventanita del explorador o incluso llamarlo desde desde el drive o desde dropbox.
Una vez tengamos el documento nos va a preguntar quiénes desean firmar sí solo yo o solicitar firmas a otros firmantes, aquí comienza lo interesante de esta herramienta, sí solo deseamos firmar el documento nosotros, le marcamos solo yo y allí agregamos la firma. Digamos que esto se puede hacer incluso con el lector de PDF gratuito el adobe reader, pero si queremos enviar el documento para que sea firmado por otra o por otras personas vamos a utilizar la herramienta de ilovepdf.
Si marcamos solo yo, nos abre el documento y debemos arrastrar del lado derecho los datos que se quieran insertar, firma, iniciales, nombre, fecha o texto.
Al seleccionar solicitar firmas nos va a preguntar el nombre y el correo electrónico de la o las personas donde también podemos marcarle si es firmante, validador o testigo.
También podemos proteger el documento con una contraseña, validarlo con un SMS o seleccionar el formato de la firma para que puedan seleccionar el formato de la firma es decir si la firma es en un formato de texto si es dibujada o si pueden cargar la firma, recomendaría todos los formatos ya que muchas personas tienen la firma dibujada y ya está preparada para enviar en documentos.
Una vez indicamos el o los destinatarios tenemos diferentes opciones de configuración, sí le marcamos varios destinatarios podemos configurar el orden de los mismos, para tener un control al momento de realizar las firmas del documento.
Podemos personalizar la fecha de vencimiento por defecto nos trae 15 días, pero podemos marcarle desde 1 hasta 130 días.
Podemos marcarle múltiples solicitudes para enviar el mismo documento a varias personas para que se ha firmado, por defecto viene marcado recibir notificación cada vez que se firma el documento también trae por defecto un recordatorio a la persona que se le envié el documento cada día.
Podemos personalizar el mensaje del correo electrónico debemos marcarlo y le indicamos el asunto y el cuerpo del correo, aunque por defecto trae un mensaje totalmente entendible donde dice “tu firma requerida en el título del documento” dice “favor firmar este documento” en botón grande rojo donde dice revisar y firmar y nos indica el nombre de la persona y el nombre del documento que solicitan ser firmado..
Trae un identificador único universal qué es un código qué es el que nos garantiza qué el documento ha sido firmado por la persona la cual enviamos.
También nos agrega un código de verificación de firma en el cual agrega un código QR y un enlace protegido con contraseña para validar la firma.
Por último tiene opción de firma digital con certificados, pero está opción es de pago.
Una vez el documento se ha firmado podemos entrar a nuestra cuenta y en el apartado de firmas encontraremos las firmas que hemos solicitado, así como los documentos en las cuales nos han firmado y podemos realizar la descarga, ver en detalle de la solicitud de firma y el estado final. Esto se puede ver con un registro de eventos el cual nos indica la fecha y la hora en qué fue enviado el correo, cuándo fue abierto el correo, cuándo fue firmado el documento, muy completa la información de cada documento.
Espero que la próxima vez que necesiten que alguien les firma un documento prueben la opción de ilovepdf en la cual nos permite tener una trazabilidad y una seguridad en la firma de documentos